Dette nettstedet bruker informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en best mulig funksjonalitet og brukeropplevelse.
Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler i vår personvernerklæring. Ved å fortsette og benytte siden aksepterer du vår bruk av cookies.

×
Office 365

7 ting å huske på når du jobber i Microsoft Teams

Jobber dere i Teams i dag eller trenger å ta det i bruk og lurer på hva som er viktig å tenke på? Her er syv konkrete tips.

I Norge er mange ansatte godt kjent med digitale samarbeidsformer. Men hva skjer når hele arbeidsdagen foregår i det digitale rom? Vi har samlet våre beste tips for å lykkes med en heldigital arbeidsdag. Kanskje dette er anledningen til å lære seg nye funksjoner og endre arbeidskulturen for godt?

1. Innledende tips når du jobber i Microsoft Teams

Teams er først og fremst et samarbeidsverktøy som skal gjøre det enklere å samarbeide og oppmuntre til produktivitet i organisasjonen. Møter, samtaler og dokumenter er samlet i virtuelle rom som gjør det underordnet om deltakerne kan samles fysisk. Et team kan like gjerne være en større gruppe som sorterer under samme fagområde, som en avdeling eller prosjektgruppe.

Prøv å ikke begrense for mye gjennom administrasjon i starten. Teams skal drives av brukernes behov, men noen tydelige kjøreregler kan være til stor hjelp . Som standard la teams du lager være åpne og ikke private, og la folk følge forskjellige teams etter egne behov. La Teams være et åpent verktøy der nye teams dannes ettersom behovene oppstår.

Et tips i starten kan være å skape flere permanente teams som for eksempel inkluderer hver avdeling, lokasjon, fagområde el.l. Dette gjør at du kan forenkle og unngå at generell informasjon håndteres dobbelt eller parallelt i mange mindre teams. Opprett også et test-team der du kan prøve nye integrasjoner og bruke som læringssted.

Quick Start Guide:QuickstartLes også: Jobb mer effektivt med Microsoft Teams 

2. Tilpass ditt virtuelle arbeidsrom

Prioritér rekkefølgen på dine teams ved "drag and drop", slik at du har rask tilgang til de du bruker mest. Teams du bruker sjeldent kan du skjule ved å høyreklikke og trykke «hide».

I chat-vinduet kan du høyreklikke og velge «pin». Da fester samtalen seg øverst. Praktisk for å samle teams-chatter og personer du har løpende dialog med.


Legg til et bilde for teamet ved å klikke på «Manage team» og bytt bilde. Gir identitet til teamet og er enklere å kjenne igjen på listen over ulike teams!

[LAST NED] TEAMS HÅNDBOKEN

3. Hold dine teams oppdatert

Vi anbefaler et sett med kjøreregler som gjelder hele organisasjonen. Unngå rigide regelverk, og sats på korte huskelister som er enklere å adoptere i organisasjonen.  Noen nyttige spørsmål til utarbeidelsen av en slik liste kan være:

  • Finnes det allerede et team som dekker dette tema eller denne gruppen mennesker?
  • Hvor ofte fjerner du teams som ikke lenger brukes?
  • Har du kontroll over eksterne brukere?

Det kan være nyttig å etablere en rutine for oppdatering og deling av en slik huskeliste. Den bør også være tilgjengelig i alle interne kanaler i bedriften og gjentas ved onboarding, opplæring osv.

4. Håndtere informasjon og dokumenter

Tenkt gjennom hvordan du håndterer data og informasjon som er opprettet i teams. Å samle alle dokumentene i Teams er betydelig sikrere enn å spre dem over ulike systemer. Det gjør det lettere å kontrollere hvem som har tilgang til hva, og å spore aktiviteten i dokumentene. Dessuten får medarbeiderne umiddelbart tilgang til aktuell og korrekt informasjon, i stedet for å måtte sende ulike versjoner frem og tilbake.

Sett tydelige rammer for hva som skiller team, kanaler og faner, slik at teamene blir opprettet på riktig måte og i tråd med virksomhetens behov. 

5. Snakk mer sammen

I en tid hvor felles kaffepauser, lunsjer og korridorprat på kontoret forsvinner, gjelder det å opprettholde både den formelle og uformelle dialogen. Start gjerne dagen med en felles morgenkaffe for å gå gjennom status for pågående oppgaver. Korte digitale møtepunkter gjennom dagen og uka bidrar til produktivitet og teamsfølelse. Kanskje noen vil holde en quiz i lunsjen eller at det blir fullt oppmøte på den virtuelle fredagspilsen?

Teamsmøte

  • Legg til ditt bilde ved å klikke på sirkelen med dine initialer øverst til høyre
  • Start gjerne møte med video dersom båndbredden tillater det. Samtalen mister mye om vi ikke også kan se hverandre. Skru heller av når dere går over til en presentasjon eller deling av annet materiale.
  • Spør oftere  om deltagerne har innspill eller spørsmål. Oppfordre også til å bruke chattevinduet til å stille spørsmål eller dele materiale underveis.

6. Behov for rask etablering av Microsoft Teams?

Uansett om din bedrift er ny til Teams eller bruker det mye eller lite fra før, kan overgangen til mange på hjemmekontor kreve mye. Hovedfokus for en hurtigetablering av Teams er å komme raskt i gang med følgende tjenester:

  • Chat / Lynmeldinger
  • Samtaler 1:1 eller i møter
  • Videomøter med interne og eksterne
  • Enten i Citrix eller utenfor, på device, klient eller web

Visolit har de ressursene som kreves for å hjelpe deg som kunde til en kontrollert implementering og bruk av Teams i en krevende tid for alle.

Etablering av Teams Express vil inkludere følgende elementer:

  • Inntil 1 time behovsavklaring med Visolit rådgiver
  • Etablering og tilrettelegging for korrekt lisens modell
  • Etablering og tilgjengeliggjøring av tjenesten Teams Express
  • Enkel brukeropplæring basert på nanolearning gjort tilgjengelig for kundens brukere

7. Lær mer

Mange har nå blitt kastet ut i en heldigital arbeidshverdag og du er kanskje akkurat i ferd med å etablere nye rutiner. Vi håper du også ser positive effekter av å jobbe digitalt, og at verktøy som Teams kan hjelpe deg til produktive arbeidsdager. Erfaringen mange gjør seg er at denne måten å jobbe på bidrar til tettere dialog, mer samarbeid og en ny nærhet i teamet. Dette er positive nyheter vi skal ta med oss både gjennom pågående Corona-krise og inn i en enda bedre arbeidshverdag!

En oppfordring helt til slutt er å lære seg minst én ny ting hver dag. Start med et tips fra denne teksten eller klikk deg videre til vår Inspirasjonsside.

Nå når du har lest dette, test ut Teams i denne demoen, og ikke nøl med å ta kontakt med oss, så hjelper vi deg i gang.

Les også: Anbefalinger for sikkert hjemmekontor

Les mer om Microsoft Teams her. 

Kontakt oss for å finne ut hva vi kan gjøre sammen