Dette nettstedet bruker informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en best mulig funksjonalitet og brukeropplevelse.
Du kan lese mer om hvordan vi bruker informasjonskapsler i vår personvernerklæring. Ved å fortsette og benytte siden aksepterer du vår bruk av cookies.

×
Digitalisering

Jobb mer effektivt med Microsoft Teams

Microsoft Teams_Visolit

«Det moderne arbeidslivet» har vært et mye omtalt fenomen vi har diskutert, forberedt oss på og lengtet etter helt siden begynnelsen av dette årtusenet. Nå kan vi på mange måter si at ventetiden er over: Det moderne arbeidslivet er her.

Men hvordan forholder egentlig norske virksomheter seg til dette, og hvilke grep kan hver enkelt leder ta for å leve opp til forventningene om at vi i «fremtiden» vil arbeide mer effektivt, mer digitalt og med færre administrative oppgaver?

[LAST NED] IT-SJEFENS HÅNDBOK

Dette er en helhetlig problemstilling som innebærer alt fra kompetanseheving, gjennomtenkte IT-strategier, digital transformasjon og - ikke mist - gode arbeidsverktøy.

I dag skal vi ta tak i det siste punktet og snakke mer om hvordan du, ditt team og hele din virksomhet kan bruke Microsoft Teams for å arbeide mer effektivt og mer i tråd med forventingene til «det moderne arbeidslivet».

Har du forresten fått med deg vår julekalender? Her kan du se flere små filmklipp om ulike funksjoner i Teams og tips og triks til en mer effektiv arbeidshverdag

Et verktøy tilpasset det moderne arbeidslivet

Som verdens største programvare- og programmeringsselskap har Microsoft utviklet en løsning som gjør det mulig for oss å jobbe på en måte som stemmer overens med våre skyhøye forventninger. Denne løsningen heter Microsoft Teams.

Teams møter kravene det moderne arbeidslivet stiller og er derfor velegnet på alle nivåer, både i offentlig og privat sektor. Dette gjelder ikke bare i Norge, men i hele verden. Det ser vi på nye tall som viser at verktøyet på verdensbasis har hele 13 millioner brukere daglig. De fleste av disse er bedrifter og organisasjoner. Blant annet meldes det om at hele 91 av Fortune 100-bedriftene bruker Teams aktivt.

Les også: 7 ting å huske på når du jobber i Microsoft Teams.

Sofistikerte videokonferanser

En av de store fordelene med Teams er at arbeidstakere og ledere slipper å reise for å møte kollegaer og samarbeidspartnere. Stadig flere bedrifter og organisasjoner har kontorer i flere byer og i flere land. Geografisk spredning har mange fordeler, men kan også kreve mye tid. Hvis du kan samarbeide og kommunisere uten å måtte forlate kontorplassen, vil du spare mye tid.

I Teams er dette mulig takket være den sofistikerte og velutviklede videoskonferansefunksjonen. Med denne funksjonen kan du arrangere 1080p (Full HD) samtaler med opptil 250 medlemmer.

Dette gjør det enkelt og friksjonsløst å møtes på en virtuell plattform for å dele tanker, ideer og dokumenter, eller for å avholde et viktig møte.

Ryddig kommunikasjon

I mange år er det e-posten som har vært det dominerende verktøyet for bedriftskommunikasjon. Lenge fungerte dette bra, men etter hvert som virksomheter utfører stadig mer komplekse oppgaver øker også behovet for å få innspill fra eksperter på ulike områder. Ettersom e-postkommunikasjon med mer enn to personer har en tendens til å bli kaotisk og uoversiktlig, er det behov for et verktøy som er bedre tilpasset den moderne arbeidsmetoden.

Med Teams har Microsoft løst denne utfordringen ved å utvikle en funksjonell og profesjonell chattefunksjon. I programmet kan du opprette flere samtaler med ulike grupperinger. Her er det bare fantasien som setter grenser for hvordan du kan organisere kommunikasjonen. En stor fordel med Teams sammenlignet med andre kommunikasjonsmidler basert på chat (for eksempel Skype) er hvordan integrasjonen med Microsoft Office 365 gjør det mulig å dele dokumenter helt sømløst og uten at du må forlate den pågående samtalen.

Filtrer bort irrelevant informasjon

Jeg har allerede vært innom hvordan e-post ikke lenger er tilstrekkelig som den primære kommunikasjonsformen, men det er ikke bare på grunn av problemene kommunikasjon med mer enn to involverte at e-post ikke lenger enger seg. Mange sliter også med at innboksen stadig fylles opp av e-poster som ikke er relevante for oss. Det er ikke uvanlig at det blir umulig å lese alle innkommende e-poster i løpet av en dag.

Med Teams er ikke dette lenger et problem ettersom Microsoft også har utviklet en smart filtreringsfunksjon. Med denne funksjonen kan du enkelt finne frem til den informasjonen som er relevant for deg og filtrere bort alt annet. Det gjør du ved å søke på et relevant ord eller søke på kommentarer hvor du har blitt nevnt ved navn ved å skrive inn «@ditt navn» i søkefeltet.

Deling av dokumenter

Ofte avhenger effektiviteten vår på jobb av andre enn oss selv. Det er for eksempel ikke uvanlig å bli sittende å vente på en siste kommentar eller at en kollega skal blir ferdig med en gjennomgang av et dokument. Dette kan være frustrerende og oppleves som svært ineffektivt.

Heller ikke dette er en hindring dersom du og ditt team går over til å bruke Teams. Som nevnt er programmet en integrert del av Office 365-pakken. Det betyr at du også har tilgang på dine filer i blant annet Word og Excel når du arbeider i Teams. I tillegg er det mulig å opprette mapper innad i gruppene og derfra dele dokumenter med kollegaer og eksterne samarbeidspartnere.

Denne metoden er mer effektiv og sparer alle involverte for mye tid. I tillegg gir delingen av dokumenter en trygghet om at prosjekter ikke stopper opp dersom en sentral person skulle bli syk eller av andre grunner ikke være tilgjengelig.

Dette er noen av Microsoft Office-programmene det som enkelt kan brukes sammen med Teams:

  • Word
  • Excel
  • SharePoint
  • PowerPoint
  • OneNote
  • Planner
  • Power BI
  • Delve

Integrasjonen med Office 365-pakken betyr dessuten ikke bare at du har tilgang på alle dine filer uansett hvor du måtte befinne deg, men også at du automatisk har en backup av alt i Microsoft OneDrive.

Husk at det kan være lurt å sette et definert styresett for hvordan programmet bør brukes for å gi mest mulig verdi for din virksomhet før innfører du Microsoft Teams som en del av arbeidsrutinen. På den måten får du mest utbytte av programmet, en mer smidig implementering og høyere brukeradopsjon.

Tilpass bruken til din virksomhet

Det vi har nevnt her er bare noen utvalgte tips for hvordan du og din virksomhet kan effektivisere arbeidsdagen ved å bruke Teams. Utover det å spare tid på å slippe å reise, slippe å rydde i kaotiske e-posttråder, slippe å bruke tid på å manuelt filtrere bort irrelevant informasjon og slippe å vente på dokumenter, finnes det utallige måter du kan tilpasse bruken av programmet til akkurat din arbeidsplass på.

Hvordan du velger å bruke Teams er opp til deg. Vi er uansett helt sikre på at din virksomhet vil oppleve økt effektiv så snart Teams er implementert og har blitt en naturlig del av arbeidsdagen.

IT-sjefens håndbok: Slik får du det beste teamet med Teams